Sistem Perkantoran (Office System)
MAKALAH
Diajukan untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah
“Teori
Administrasi”
Disusun Oleh:
Firda
Tara Divasari B04210005
Ni’matul
Ulya B04210017
Muchamad
Safi’i B04210032
M. Imam Arifin B04210037
Dosen Pengampu:
Deasy Tantriana, MM
FAKULTAS
DAKWAH PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAKWAH
INSTITUT
AGAMA ISLAM NEGERI
SUNAN
AMPEL SURABAYA
TAHUN 2012
BAB
I
PENDAHULUAN
Pada sebuah organisasi terdapat
beberapa fungsi (pemasaran, keuangan, SDM, produk dan lainnya), dimana
masing-masing mempunyai aktivitas dan deskripsi pekerjaan yang berbeda satu
sama lainnnya. Bagaimana organisasi dapat memadukan semua komponen tersebut guna
mencapai tujuannya ?. Pemaduan tersebut memerlukan perencanaan organisasi
sebagai sebuah sistem, yang akan menjelaskan bagaimana hubungan bagian
penjualan kredit pada departemen pemasaran dengan bagian treasurer pada departemen keuangan maupun hubungan lain yang
terdapat dalam organisasi.
Sementara itu, aktivitas pekerjaan
pada bagian administrasi (perkantoran) sebagian besar menghasilkan data dan
informasi. Data adalah kumpulan fakta yang mempresentasikan keadaan (misalnya,
jumlah persediaan tinta printer bulan ini) maupun aktivitas pekerjaan
(misalnya, jumlah transaksi pembayaran yang dilakukan hari ini) sebelum diolah
dan diorganisasikan ke dalam form
yang dapat di pahami oleh orang lain. Adapun informasi merupakan data yang
telah diubah kedalam form yang dapat dipahami dan berguna bagi organisasi.
Pengelolaan data dan informasi yang baik akn membuat keputusan maupun
pengkontrolan yang dilakukan oleh Manajer Administrasi, baik yang bersifat
strategis maupun taktis, semakin optimal guna mencapai tujuan organisasi. Hal
ini disebabkan karena sistem perkantoran yang baik akan menjelaskan bagaimana
sebuah data dikumpulkan, ditransformasikankedalam form agar dapat
didistribusikan, mendapatkan umpan balik, hingga sebuah keputusan dapat diambil
oleh manajer. Pembahasan lebih lanjut pada bab ini akan mengacu pada
perencanaan sistem perkantoran dan sistem informasi manajemen, karena pada
dasarnya aktifitas perkantoran sebagian besar berkaitan dengan perencanaan dan
informasi yang dibutuhkan organisasi.
BAB II
PEMBAHASAN
1.
Perencanaan Sistem Perkantoran
Manajemen adalah segenap perbuatan menggerakkan
sekelompok petugas dan mengerahkan segenap sarana dalam sesuatu organisasi apa
pun untuk mencapai tujuan tertentu. Pejabat pimpinan yang bertugas melakukan perbuatan
menggerakkan petugas dan mengerahkan sarana itu disebut manajer. Dalam rangka
ini dua tugas pokok setiap manajer pada jenjang organisasi apa pun ialah :
(1)
Menggerakkan
sekelompok petugas, dalam arti mendorong, memimpin, menjuruskan, dan
menertibkan para pelaksana agar melakukan berbagai kegiatan yang menuju ke arah
tercapainya tujuan organisasi yang telah ditentukan.
(2)
Mengerahkan
segenap sarana, dalam arti menyiapkan pengadaan, mengatur pemakaian, menetapkan langkah, dan menyempurnakan daya
guna aneka benda, biaya, alat, bangunan metode, dan sumber-sumber lainnya yang
diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dalam organisasi yang bersangkutan.
Secara lengkap tugas manajemen itu dapat diperinci lebih lanjut dalam 6
aktivitas, yaitu :
1)
Perencanaan :
pola perbuatan menggambarkan di muka
hal-hal yang harus
dikerjakan
dan caranya mengerjakan.
2) Pembuatan keputusan : pola perbuatan melakukan
pemilihan diantara berbagai
kemungkinan untuk menyelesaikan soal-soal yang terjadi.
3) Pembimbingan : pola perbuatan
mendorong semangat bekerja,
mengarahkan
para pelaksana, dan memberi petunjuk.
4)
Pengordinasian :
pola perbuatan menghubung-hubungkan dan menyelaraskan
para pelaksana berikut tugasnya satu sama lain.
5)
Pengontrolan :
pola perbuatan memeriksa dan mencocokkan agar pekerjaan-
pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana dan hasil yang
ditentukan.
6)
Penyempurnaan : pola perbuatan memperbaiki
tatarangka dan tatakerja dalam
organisasi yang bersangkutan.
Sesuai dengan perincian diatas, salah satu tugas seseorang manajer
perkantoran sebagaimana halnya setiap manajer dalam bidang kerja apapun ialah
melakukan aktivitas perencanaan. Hal pokok yang harus direncanakan ialah
seluruh tatausaha dalam organisasinya sebagai sistem perkantoran. Yang dimaksud
dengan sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi
pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang
kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi. Misalnya sistem kearsipan atau
sistem penyimpanan warkat yang meliputi pedoman-pedoman penyimpanannya,
ukuran-ukuran bakunya, alat pelengkapannya, tata caranya penaruhan dan
pengambilan warkat, tata tertib peminjaman berkas sampai prosedur penyingkiran
dan pemusnahan arsip.
Ahli Inggris J.C Denyer (Office Management, 1975) memberikan sefinisi
perkantoran sebagai berikut :
(Dapatlah
dikatakan bahwa suatu sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi
dalam suatu kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah, pembikinan faktur
penjualan, dan sebagainya) dan berkenaan dengan bagaiman operasi-operasi itu
dilaksanakan (metode) maupun dengan damana dan bilamana dilaksanakan).
Jadi, tugas pertama seseorang manajer perkantoran ialah melakukan
perencanaan terhadap sistem perkatoran pada organisasi atau perusahaannya.
Perencanaan itu menyangkut berbagai operasi (operation) atau pelaksanaan kerja
yang terlibat dalam segenap pekerjaan perkantoran.
Prof. George Terry
(Office Management and Control, 1966) menyebut
perencanaan demikian itu sebagai office planning (perencanaan
perkantoran) yang berwujud aktivitas-aktivitas mengenai pekerjaan perkantoran
apa yang akan dilaksanakannya, bilamana, dimana, dan bagaimana cara
melaksanakannya. Secara lebih terperinci aktivitas perencanaan itu menyangkut
penetapan tujuan, haluan, sistem, prosedur, dan metode yang perlu dilaksanakan
dalam kaitannya dengan :
a. Pekerjaan
rutin dan arus lalu lintas pekerjaan perkantoran.
b. Rancangan
dan pemakaian formulir perkantoran.
c. Pengunaan
mesin dan perlengkapan perkantoran.
Dalam praktek
administrasi perkantoran telah cukup dikenal istilah “systems and procedures”
dalam kaitannya dengan perencanaan sistem perkantoran itu. Setiap sistem
perkantoran mencakup sejumlah prosedur perkantoran (office procedures) dan
sesuatu prosedur perkantoran biasanya meliputi sejumlah metode perkantoran (
office methods). Dalam hal ini Terry memberikan penegasan arti sebagai berikut
:
(Suatu ‘prosedur
perkantoran’ dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian langkah-langkah
ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilaksanakan oleh lebih daripada satu
orang orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi tetap dalam
menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang penting dan menyeluruh.
Prosedur diperoleh dengan praperencanaan berbagai langkah yang dianggap perlu
untuk menyelesaikan pekerjaan.
Istilah ‘metode’
menunjuk pada cara pelaksanaan kerja dari suatu tugas yang berdiri dari satu
atau lebih tindakan ketatausahaan oleh seorang pegawai. Sampai suatu derajat,
metode-metode menjadi sangat rutin di bawah suatu pengaturan otomasi.
Perencanaan metode adalah lebih penting bilamana diikuti dengan upaya-upaya
tenaga tangan. Serangkaian metode yang terhimpun dan terpadukan membentuk suatu
prosedur. Dan untuk mengulangi beberapa prosedur yang bertalian dan terpadukan
membentuk suatu sistem.)
Jadi, prosedur
perkantoran adalah segenap rangkaian metode kantor yang telah menjadi langkah-langkah
tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tatausaha biasanya oleh
lebih daripada satu petugas. Misalnya prosedur penerimaan dan penjawaban
surat-surat yang masuk, yaitu mula-mula diterima oleh petugas arsip, setelah
dibuka dan dicatat seperlunya lalu diteruskan kepada pejabat yang
berkepentingan, kemudian diberi perintah dan petunjuk isi jawaban oleh pejabat
tersebut, selanjutnya disiapkan jawabannya oleh juru korespondensi, demikian
seterusnya langkah demi langkah sampai surat jawaban dikirim, sedang metode
perkantoran adalah suatu cara yang pasti dan menjadi pola karena ketepatannya
untuk melaksanakan sesuatu operasi ketatausahaan dalam pekerjaan perkantoran.
Berbagai metode,
prosedur, dan sistem perkantoran dalam setiap organisasi perlu direncanakan
sebaik-baiknya oleh manajer perkantoran karena pasti meningkatkan efisiensi
organisasi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya J.C.Denyer menyebutkan
pentingnya sistem perkantoran yang direncanakan secara baik karena berbagai
manfaat yang antara lain berupa:
·
Kelancaran pekerjaan
perkantoran, dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.
·
Pengurangan
keterlambatan hambatan.
·
Kontrol yang lebih baik
terhadap pekerjaan.
·
Penghematan tenaga
kerja dan biaya tatausaha.
·
Kordinasi berbagai
seksi dan bagian dalam organisasi.
·
Kumudahan dalam melatih
para pegawai tatausaha.
Dalam melakukan
perencanaan terhadap sistem perkantoran, manajer perkantoran harus berpegang
pada haluan perkantoran (office policy) tertentu dan tidak boleh semau-maunya
sendiri atau mengikuti kesukaan pribadi. Misalnya oleh karena seseorang manajer
perkantoran sangat menyukai warna hijau, semua formulir dan berkas dalam
kantornya lalu harus berwarna hijau. Office policy adalah segenap asas yang
dijadikan pedoman dan ukuran dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara
efisien.
Dalam pengertiannya
yang luas untuk berbagai bidang kegiatan, asas adalah suatu dalil umum yang
dinyatakan dengan istilah-istilah umum dengan tanpa menyarankan cara-cara
khusus mengenai pelaksanaannya yang dapat diterapkan pada suatu rangkaian
perbuatan untuk menjadi petunjuk yang tepat bagi perbuatan-perbuatan itu. Jadi,
sesuatu asa adalah sesuatu dalil umum untuk memberi petunjuk bagi seseorang
dalam melakukan perbuatan-perbuatan dalam masyarakat atau suatu organisasi.
Misalnya untuk perbuatan-perbuatan berhubungan dengan orang-orang lain dapat
dipakai asas “peri kemanusiaan”, dalam bidang politik dapat dianut asas
“demokrasi”, dalam bidang pemakaian tenaga keruja dapat dilaksanakan asas
“pegawai yang tepat pada jabatan yang tepat” (the right man in the right place)
atau asas “kesamaan gaji” (equal pay for equal work), dalam bidang komunikasi
dikenal asas “kejelasan”, dan dalam bidang-bidang pekerjaan lainnya umumnya
dapat dipergunakan suatu asas “efisiensi”. Syarat-syarat untuk suatu asas yang
baik ialah bahwa dalil itu dapat diterapkan secara umum pada suatu rangkaian
perbuatan dimana, bilamana, dan oleh siapapun perbuatan-perbuatan itu
dilakukan, dinyatakan dengan istilah-istilah umum yang singkat dan istilah-istilah
itu tidak menggambarkan bagaimana cara-caranya melaksanakan asas yang
bersangkutan.
Tak terkecuali sistem
perkantoran yang baik juga berpegang pada sejumlah asas atau prinsip tertentu.
J.C. Denyer telah mencatat sebanyak 11 general principles of office systems
(asas-asas umum sistem perkantoran) yang berikut:
(1) Sistem
perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar tanpa terjadi
hambatan-hambatan.
(2) Sistem
perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja dan warkat.
(3) Sistem
itu menjaga sehingga perjalanan mondar-mandir para petugas terjadi secara
minimum.
(4) Sistem
itu menghindari pula tulsi-menulis yang tidak perlu.
(5) Sistem
perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam
pelaksanaan kerja.
(6) Sistem
perkantoran yang baik menjaga sehingga jumlah pekerjaan dengan perbekalan
kertas adalah minimum.
(7) Untuk
mencegah berlangsungnya banyak pencatatan dan pengecekan yang tak perlu, sistem
perkantoran perlu menerapakan prinsip manajemen berdasarkan pengecualian (the
principle of management by exception). Prinsip ini berarti bahwa bilamana
prosedur rutin telah ditetapkan dan dijadwalkan, maka tidak perlu semua urusan
dilakukan pencatatan melainkan hanya hal-hal khusus yang merupakan kekecualian.
(8) Untuk
terciptanya prosedur rutin yang tetap, pengecualian terhadap aturan perlu
diusahakan sesedikit mungkin.
(9) Sistem
perkantoran yang baik menghindarkan pengecekan yang tidak perlu.
(10)
Sistem perkantoran yang
baik memanfaatkan sebaik-baiknya mesin-mesin, tetapi tidak mempergunakan secara
berlebihan.
(11)
Terakhir setiap sistem
perkantoran harus berdasarkan asas kesederhanaan. Sistem yang rumit biasanya
mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan dalam pelaksanaan kerja. Oleh karena
itu, untuk mencapai efisiensi yang maksimum, prosedur perkantoran harus dibuat
sesederhana mungkin, yakni sederhana untuk dimengerti dan sederhana untuk
dijalankan.
Berbagai asas sistem
perkantoran itu dapat diringkas dan dikembalikan kepada suatu asas umum dari
pelaksanaan kerja dalam kebanyakan bidang pekerjaan, yaitu asas efisiensi.
Secara singkat efisiensi dalam bidang pekerjaan apapun adalah perbandingan
terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai.
2.
Sistem
Informasi Mananajemen
Suatu
jenis sistem perkantoran yang pada akhir-akhir banyak direncanakan oleh manajer
perkantoran yang berubah kedudukannya menjadi manajer administratif ialah
sistem informasi manajemen (management information systems, terkenal dengan
singkatannya MIS). Secara sederhana sistem termaksud dapat dirumuskan sebagai
kebulatan jalinan hubungan dan jaring lalulintas informasi dalam sesuatu
organisasi mulai dari sumber yang melahirkan bahan keterangan melalui proses
pengumpulan, pengolahan, penahanan sampai penyebarannya kepada para petugas
yang berkepentingan agar dapat melaksanakan semua tugas dengan sebaik-baiknya
dan terakhir tiba pada pucuk pimpinan organisasi untuk keperluan membuat
berbagai keputusan yang tepat.
Selama ini sistem
informasi dalam organisasi umumnya dianggap sejalan dengan kerangka pembagian
sesuatu organisasi dalam satuan-satuan dibawahnya. Apabila misalnya sebuah
perusahaan dibagi secara lurus dalam unit-unit menurut fungsi-fungsi pokoknya,
maka masing-masing satuan organisasi itu merupakan sistem tersendiri mengenai
fungsi pokok yang bersangkutan. Batas lingkungan dari setiap satuan organisasi
menjadi pula ruang lingkp sistem itu. Jadi, dalam perusahaan itu terdapat
umpamanya unit/sistem pemasaran, unit/sistem pembukuan, unit/sistem produksi,
unit/sistem pergudangan, dan seterusnya. Akibat dari kerangka yang demikian itu
ialah setiap keterangan yang penting akan ditangani secara berlebih-lebihan dan
sendi-sendiri dalam berbagai satuan organisasi tersebut. Misalnya saja
informasi tentang suatu penjualan akan dicatat oleh bagian pemasaran, dibukukan
oleh bagian pembukuan, diperhitungkan dalam perencanaan produksi dan dilaporkan
dalam sistem pengeluaran barang dari gudang. Ini semua dikerjakan
sendiri-sendiri tanpa merupakan suatu sistem keterangan yang bulat. Penerapan
sistem yang demikian itu disebut the organization chart approach (hampiran
bagan organisasi).
Dengan diciptakannya
rangkaian mesin pengolahan data yang bisa bekerja secara tersatu padukan baik
secara serentak maupun berturut-turut dari tempat ke tempat serta lahirnya apa
yang terkenal sebagai systems approach (hampiran sistem), maka itu mulai
ditinggalkan. Sebaliknya kini dengan hampiran baru itu orang memusatkan
perhatiannya pada keseluruhan jalinan hubungan dan sifat saling mempengaruhi
dari sejumlah satuan atau unsur dalam lingkungan suatu kebulatan.
Demikianlah, dengan
hampiran sistem ahli-ahli yang mempelajari kebutuhan informasi dalam organisasi
kini memandang unit-unit yang melahirkan dan mempergunakan berbagai keterangan
itu dengan segala macam jalinan hubungannya sebagai suatu information system
tersendiri yang merupakan kebulatan.
Kini secara sistematik
dapatlah ditegaskan bahwa setiap sistem informasi manajemen meliputi 4 unsur
pokok yang berikut:
(1) Sumber
daya : berupa data yang kemudian menjadi
informasi.
(2) Hampiran : kerangka sistem.
(3) Aktivitas : pengolahan (processing).
(4) Perlengkapan : berbagai peralatan elektronik yang
mewujudkan otomasi.
BAB III
KESIMPULAN
Sistem perkantoran
ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata kerja,
dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam
suatu organisasi.
Dalam melakukan
perencanaan terhadap sistem perkantoran, manajer perkantoran harus berpegang
pada haluan perkantoran (office policy) tertentu dan tidak boleh semau-maunya
sendiri atau mengikuti kesukaan pribadi.
Suatu jenis sistem
perkantoran yang pada akhir-akhir banyak direncanakan oleh manajer perkantoran
yang berubah kedudukannya menjadi manajer administratif ialah sistem informasi
manajemen (management information systems, terkenal dengan singkatannya MIS).
Secara sederhana sistem
termaksud dapat dirumuskan sebagai kebulatan jalinan hubungan dan jaring
lalulintas informasi dalam sesuatu organisasi mulai dari sumber yang melahirkan
bahan keterangan melalui proses pengumpulan, pengolahan, penahanan sampai
penyebarannya kepada para petugas yang berkepentingan agar dapat melaksanakan
semua tugas dengan sebaik-baiknya dan terakhir tiba pada pucuk pimpinan
organisasi untuk keperluan membuat berbagai keputusan yang tepat.
DAFTAR PUSTAKA
Badri, Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta :
Erlangga.
The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty.