Tugas Arek eMDe

Rabu, 30 Mei 2012

Makalah Sistem Perkantoran (Office System)


Sistem Perkantoran (Office System)

MAKALAH
Diajukan untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah


“Teori Administrasi”






Disusun Oleh:
Firda Tara Divasari       B04210005
Ni’matul Ulya                B04210017
Muchamad Safi’i           B04210032
M. Imam Arifin              B04210037

 Dosen Pengampu:
Deasy Tantriana, MM


FAKULTAS DAKWAH PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAKWAH
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI
SUNAN AMPEL SURABAYA
TAHUN 2012




BAB I
PENDAHULUAN

            Pada sebuah organisasi terdapat beberapa fungsi (pemasaran, keuangan, SDM, produk dan lainnya), dimana masing-masing mempunyai aktivitas dan deskripsi pekerjaan yang berbeda satu sama lainnnya. Bagaimana organisasi dapat memadukan semua komponen tersebut guna mencapai tujuannya ?. Pemaduan tersebut memerlukan perencanaan organisasi sebagai sebuah sistem, yang akan menjelaskan bagaimana hubungan bagian penjualan kredit pada departemen pemasaran dengan bagian treasurer pada departemen keuangan maupun hubungan lain yang terdapat dalam organisasi.
            Sementara itu, aktivitas pekerjaan pada bagian administrasi (perkantoran) sebagian besar menghasilkan data dan informasi. Data adalah kumpulan fakta yang mempresentasikan keadaan (misalnya, jumlah persediaan tinta printer bulan ini) maupun aktivitas pekerjaan (misalnya, jumlah transaksi pembayaran yang dilakukan hari ini) sebelum diolah dan diorganisasikan ke dalam form yang dapat di pahami oleh orang lain. Adapun informasi merupakan data yang telah diubah kedalam form yang dapat dipahami dan berguna bagi organisasi. Pengelolaan data dan informasi yang baik akn membuat keputusan maupun pengkontrolan yang dilakukan oleh Manajer Administrasi, baik yang bersifat strategis maupun taktis, semakin optimal guna mencapai tujuan organisasi. Hal ini disebabkan karena sistem perkantoran yang baik akan menjelaskan bagaimana sebuah data dikumpulkan, ditransformasikankedalam form agar dapat didistribusikan, mendapatkan umpan balik, hingga sebuah keputusan dapat diambil oleh manajer. Pembahasan lebih lanjut pada bab ini akan mengacu pada perencanaan sistem perkantoran dan sistem informasi manajemen, karena pada dasarnya aktifitas perkantoran sebagian besar berkaitan dengan perencanaan dan informasi yang dibutuhkan organisasi.









BAB II
PEMBAHASAN

1.      Perencanaan Sistem Perkantoran
Manajemen adalah segenap perbuatan menggerakkan sekelompok petugas dan mengerahkan segenap sarana dalam sesuatu organisasi apa pun untuk mencapai tujuan tertentu. Pejabat pimpinan yang bertugas melakukan perbuatan menggerakkan petugas dan mengerahkan sarana itu disebut manajer. Dalam rangka ini dua tugas pokok setiap manajer pada jenjang organisasi apa pun ialah :
(1)   Menggerakkan sekelompok petugas, dalam arti mendorong, memimpin, menjuruskan, dan menertibkan para pelaksana agar melakukan berbagai kegiatan yang menuju ke arah tercapainya tujuan organisasi yang telah ditentukan.
(2)   Mengerahkan segenap sarana, dalam arti menyiapkan pengadaan, mengatur pemakaian,  menetapkan langkah, dan menyempurnakan daya guna aneka benda, biaya, alat, bangunan metode, dan sumber-sumber lainnya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dalam organisasi yang bersangkutan.
Secara lengkap tugas manajemen itu dapat diperinci lebih lanjut dalam 6 aktivitas, yaitu :
1)      Perencanaan                 : pola  perbuatan  menggambarkan  di  muka hal-hal yang harus
  dikerjakan dan caranya mengerjakan.
2)      Pembuatan keputusan  : pola   perbuatan   melakukan   pemilihan   diantara   berbagai
  kemungkinan untuk menyelesaikan soal-soal yang terjadi.
3)    Pembimbingan              : pola  perbuatan  mendorong  semangat  bekerja,  mengarahkan
   para pelaksana, dan memberi petunjuk.
4)    Pengordinasian             : pola perbuatan menghubung-hubungkan dan menyelaraskan
   para pelaksana berikut tugasnya satu sama lain.
5)    Pengontrolan                : pola perbuatan memeriksa dan mencocokkan agar pekerjaan-
  pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana dan hasil yang
                                                  ditentukan.
6)   Penyempurnaan             : pola perbuatan memperbaiki tatarangka dan tatakerja dalam
  organisasi yang bersangkutan.
Sesuai dengan perincian diatas, salah satu tugas seseorang manajer perkantoran sebagaimana halnya setiap manajer dalam bidang kerja apapun ialah melakukan aktivitas perencanaan. Hal pokok yang harus direncanakan ialah seluruh tatausaha dalam organisasinya sebagai sistem perkantoran. Yang dimaksud dengan sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi. Misalnya sistem kearsipan atau sistem penyimpanan warkat yang meliputi pedoman-pedoman penyimpanannya, ukuran-ukuran bakunya, alat pelengkapannya, tata caranya penaruhan dan pengambilan warkat, tata tertib peminjaman berkas sampai prosedur penyingkiran dan pemusnahan arsip.
Ahli Inggris J.C Denyer (Office Management, 1975) memberikan sefinisi perkantoran sebagai berikut :
(Dapatlah dikatakan bahwa suatu sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah, pembikinan faktur penjualan, dan sebagainya) dan berkenaan dengan bagaiman operasi-operasi itu dilaksanakan (metode) maupun dengan damana dan bilamana dilaksanakan).
Jadi, tugas pertama seseorang manajer perkantoran ialah melakukan perencanaan terhadap sistem perkatoran pada organisasi atau perusahaannya. Perencanaan itu menyangkut berbagai operasi (operation) atau pelaksanaan kerja yang terlibat dalam segenap pekerjaan perkantoran.
Prof. George Terry (Office Management and Control, 1966) menyebut  perencanaan demikian itu sebagai office planning (perencanaan perkantoran) yang berwujud aktivitas-aktivitas mengenai pekerjaan perkantoran apa yang akan dilaksanakannya, bilamana, dimana, dan bagaimana cara melaksanakannya. Secara lebih terperinci aktivitas perencanaan itu menyangkut penetapan tujuan, haluan, sistem, prosedur, dan metode yang perlu dilaksanakan dalam kaitannya dengan :
a.       Pekerjaan rutin dan arus lalu lintas pekerjaan perkantoran.
b.      Rancangan dan pemakaian formulir perkantoran.
c.       Pengunaan mesin dan perlengkapan perkantoran.
Dalam praktek administrasi perkantoran telah cukup dikenal istilah “systems and procedures” dalam kaitannya dengan perencanaan sistem perkantoran itu. Setiap sistem perkantoran mencakup sejumlah prosedur perkantoran (office procedures) dan sesuatu prosedur perkantoran biasanya meliputi sejumlah metode perkantoran ( office methods). Dalam hal ini Terry memberikan penegasan arti sebagai berikut :
(Suatu ‘prosedur perkantoran’ dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian langkah-langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilaksanakan oleh lebih daripada satu orang orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi tetap dalam menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang penting dan menyeluruh. Prosedur diperoleh dengan praperencanaan berbagai langkah yang dianggap perlu untuk menyelesaikan pekerjaan.
Istilah ‘metode’ menunjuk pada cara pelaksanaan kerja dari suatu tugas yang berdiri dari satu atau lebih tindakan ketatausahaan oleh seorang pegawai. Sampai suatu derajat, metode-metode menjadi sangat rutin di bawah suatu pengaturan otomasi. Perencanaan metode adalah lebih penting bilamana diikuti dengan upaya-upaya tenaga tangan. Serangkaian metode yang terhimpun dan terpadukan membentuk suatu prosedur. Dan untuk mengulangi beberapa prosedur yang bertalian dan terpadukan membentuk suatu sistem.)
Jadi, prosedur perkantoran adalah segenap rangkaian metode kantor yang telah menjadi langkah-langkah tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tatausaha biasanya oleh lebih daripada satu petugas. Misalnya prosedur penerimaan dan penjawaban surat-surat yang masuk, yaitu mula-mula diterima oleh petugas arsip, setelah dibuka dan dicatat seperlunya lalu diteruskan kepada pejabat yang berkepentingan, kemudian diberi perintah dan petunjuk isi jawaban oleh pejabat tersebut, selanjutnya disiapkan jawabannya oleh juru korespondensi, demikian seterusnya langkah demi langkah sampai surat jawaban dikirim, sedang metode perkantoran adalah suatu cara yang pasti dan menjadi pola karena ketepatannya untuk melaksanakan sesuatu operasi ketatausahaan dalam pekerjaan perkantoran.
Berbagai metode, prosedur, dan sistem perkantoran dalam setiap organisasi perlu direncanakan sebaik-baiknya oleh manajer perkantoran karena pasti meningkatkan efisiensi organisasi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya J.C.Denyer menyebutkan pentingnya sistem perkantoran yang direncanakan secara baik karena berbagai manfaat yang antara lain berupa:
·         Kelancaran pekerjaan perkantoran, dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.
·         Pengurangan keterlambatan hambatan.
·         Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan.
·         Penghematan tenaga kerja dan biaya tatausaha.
·         Kordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi.
·         Kumudahan dalam melatih para pegawai tatausaha.
Dalam melakukan perencanaan terhadap sistem perkantoran, manajer perkantoran harus berpegang pada haluan perkantoran (office policy) tertentu dan tidak boleh semau-maunya sendiri atau mengikuti kesukaan pribadi. Misalnya oleh karena seseorang manajer perkantoran sangat menyukai warna hijau, semua formulir dan berkas dalam kantornya lalu harus berwarna hijau. Office policy adalah segenap asas yang dijadikan pedoman dan ukuran dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien.
Dalam pengertiannya yang luas untuk berbagai bidang kegiatan, asas adalah suatu dalil umum yang dinyatakan dengan istilah-istilah umum dengan tanpa menyarankan cara-cara khusus mengenai pelaksanaannya yang dapat diterapkan pada suatu rangkaian perbuatan untuk menjadi petunjuk yang tepat bagi perbuatan-perbuatan itu. Jadi, sesuatu asa adalah sesuatu dalil umum untuk memberi petunjuk bagi seseorang dalam melakukan perbuatan-perbuatan dalam masyarakat atau suatu organisasi. Misalnya untuk perbuatan-perbuatan berhubungan dengan orang-orang lain dapat dipakai asas “peri kemanusiaan”, dalam bidang politik dapat dianut asas “demokrasi”, dalam bidang pemakaian tenaga keruja dapat dilaksanakan asas “pegawai yang tepat pada jabatan yang tepat” (the right man in the right place) atau asas “kesamaan gaji” (equal pay for equal work), dalam bidang komunikasi dikenal asas “kejelasan”, dan dalam bidang-bidang pekerjaan lainnya umumnya dapat dipergunakan suatu asas “efisiensi”. Syarat-syarat untuk suatu asas yang baik ialah bahwa dalil itu dapat diterapkan secara umum pada suatu rangkaian perbuatan dimana, bilamana, dan oleh siapapun perbuatan-perbuatan itu dilakukan, dinyatakan dengan istilah-istilah umum yang singkat dan istilah-istilah itu tidak menggambarkan bagaimana cara-caranya melaksanakan asas yang bersangkutan.
Tak terkecuali sistem perkantoran yang baik juga berpegang pada sejumlah asas atau prinsip tertentu. J.C. Denyer telah mencatat sebanyak 11 general principles of office systems (asas-asas umum sistem perkantoran) yang berikut:
(1)   Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar tanpa terjadi hambatan-hambatan.
(2)   Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja dan warkat.
(3)   Sistem itu menjaga sehingga perjalanan mondar-mandir para petugas terjadi secara minimum.
(4)   Sistem itu menghindari pula tulsi-menulis yang tidak perlu.
(5)   Sistem perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja.
(6)   Sistem perkantoran yang baik menjaga sehingga jumlah pekerjaan dengan perbekalan kertas adalah minimum.
(7)   Untuk mencegah berlangsungnya banyak pencatatan dan pengecekan yang tak perlu, sistem perkantoran perlu menerapakan prinsip manajemen berdasarkan pengecualian (the principle of management by exception). Prinsip ini berarti bahwa bilamana prosedur rutin telah ditetapkan dan dijadwalkan, maka tidak perlu semua urusan dilakukan pencatatan melainkan hanya hal-hal khusus yang merupakan kekecualian.
(8)   Untuk terciptanya prosedur rutin yang tetap, pengecualian terhadap aturan perlu diusahakan sesedikit mungkin.
(9)   Sistem perkantoran yang baik menghindarkan pengecekan yang tidak perlu.
(10)    Sistem perkantoran yang baik memanfaatkan sebaik-baiknya mesin-mesin, tetapi tidak mempergunakan secara berlebihan.
(11)    Terakhir setiap sistem perkantoran harus berdasarkan asas kesederhanaan. Sistem yang rumit biasanya mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan dalam pelaksanaan kerja. Oleh karena itu, untuk mencapai efisiensi yang maksimum, prosedur perkantoran harus dibuat sesederhana mungkin, yakni sederhana untuk dimengerti dan sederhana untuk dijalankan.
Berbagai asas sistem perkantoran itu dapat diringkas dan dikembalikan kepada suatu asas umum dari pelaksanaan kerja dalam kebanyakan bidang pekerjaan, yaitu asas efisiensi. Secara singkat efisiensi dalam bidang pekerjaan apapun adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai.
2.      Sistem Informasi Mananajemen
Suatu jenis sistem perkantoran yang pada akhir-akhir banyak direncanakan oleh manajer perkantoran yang berubah kedudukannya menjadi manajer administratif ialah sistem informasi manajemen (management information systems, terkenal dengan singkatannya MIS). Secara sederhana sistem termaksud dapat dirumuskan sebagai kebulatan jalinan hubungan dan jaring lalulintas informasi dalam sesuatu organisasi mulai dari sumber yang melahirkan bahan keterangan melalui proses pengumpulan, pengolahan, penahanan sampai penyebarannya kepada para petugas yang berkepentingan agar dapat melaksanakan semua tugas dengan sebaik-baiknya dan terakhir tiba pada pucuk pimpinan organisasi untuk keperluan membuat berbagai keputusan yang tepat.
Selama ini sistem informasi dalam organisasi umumnya dianggap sejalan dengan kerangka pembagian sesuatu organisasi dalam satuan-satuan dibawahnya. Apabila misalnya sebuah perusahaan dibagi secara lurus dalam unit-unit menurut fungsi-fungsi pokoknya, maka masing-masing satuan organisasi itu merupakan sistem tersendiri mengenai fungsi pokok yang bersangkutan. Batas lingkungan dari setiap satuan organisasi menjadi pula ruang lingkp sistem itu. Jadi, dalam perusahaan itu terdapat umpamanya unit/sistem pemasaran, unit/sistem pembukuan, unit/sistem produksi, unit/sistem pergudangan, dan seterusnya. Akibat dari kerangka yang demikian itu ialah setiap keterangan yang penting akan ditangani secara berlebih-lebihan dan sendi-sendiri dalam berbagai satuan organisasi tersebut. Misalnya saja informasi tentang suatu penjualan akan dicatat oleh bagian pemasaran, dibukukan oleh bagian pembukuan, diperhitungkan dalam perencanaan produksi dan dilaporkan dalam sistem pengeluaran barang dari gudang. Ini semua dikerjakan sendiri-sendiri tanpa merupakan suatu sistem keterangan yang bulat. Penerapan sistem yang demikian itu disebut the organization chart approach (hampiran bagan organisasi).
Dengan diciptakannya rangkaian mesin pengolahan data yang bisa bekerja secara tersatu padukan baik secara serentak maupun berturut-turut dari tempat ke tempat serta lahirnya apa yang terkenal sebagai systems approach (hampiran sistem), maka itu mulai ditinggalkan. Sebaliknya kini dengan hampiran baru itu orang memusatkan perhatiannya pada keseluruhan jalinan hubungan dan sifat saling mempengaruhi dari sejumlah satuan atau unsur dalam lingkungan suatu kebulatan.
Demikianlah, dengan hampiran sistem ahli-ahli yang mempelajari kebutuhan informasi dalam organisasi kini memandang unit-unit yang melahirkan dan mempergunakan berbagai keterangan itu dengan segala macam jalinan hubungannya sebagai suatu information system tersendiri yang merupakan kebulatan.
Kini secara sistematik dapatlah ditegaskan bahwa setiap sistem informasi manajemen meliputi 4 unsur pokok yang berikut:
(1)   Sumber daya   : berupa data yang kemudian menjadi informasi.
(2)   Hampiran        : kerangka sistem.
(3)   Aktivitas         : pengolahan (processing).
(4)   Perlengkapan   : berbagai peralatan elektronik yang mewujudkan otomasi.







BAB III
KESIMPULAN
Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi.
Dalam melakukan perencanaan terhadap sistem perkantoran, manajer perkantoran harus berpegang pada haluan perkantoran (office policy) tertentu dan tidak boleh semau-maunya sendiri atau mengikuti kesukaan pribadi.
Suatu jenis sistem perkantoran yang pada akhir-akhir banyak direncanakan oleh manajer perkantoran yang berubah kedudukannya menjadi manajer administratif ialah sistem informasi manajemen (management information systems, terkenal dengan singkatannya MIS).
Secara sederhana sistem termaksud dapat dirumuskan sebagai kebulatan jalinan hubungan dan jaring lalulintas informasi dalam sesuatu organisasi mulai dari sumber yang melahirkan bahan keterangan melalui proses pengumpulan, pengolahan, penahanan sampai penyebarannya kepada para petugas yang berkepentingan agar dapat melaksanakan semua tugas dengan sebaik-baiknya dan terakhir tiba pada pucuk pimpinan organisasi untuk keperluan membuat berbagai keputusan yang tepat.
















DAFTAR PUSTAKA

Badri, Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga.
The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar